Privatlivspolitik for Ålsgårde Surf og Sejlklub
Revison A 12.4.2019
Ålsgårde surf og sejlklub (herefter kaldet Surfklubben)
Nordre Strandvej 148D
3140 Ålsgårde
CVR: 32601405
Hjemmeside: www.aass.dk
Omfang
Denne privatlivspolitik dateret d. 12.4.2019 beskriver hvordan Surfklubben behandler personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning og principperne for god databehandlingsskik.
Surfklubben behandler udelukkende personoplysninger ud fra legitime interesser og saglige formål. Surfklubben behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde Surfklubben formål iht. Surfklubbens vedtægter. Personoplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige – eller når du aktivt anmoder om det og der er hjemmel til at slette oplysningerne.
Dataansvarlig
Surfklubbens data kontaktperson findes på Surfklubbens hjemmeside: www.aass.dk samt oplyses ved henvendelse til email: bestyrelsen@aass.dk
Indhentning af persondata
Surfklubben behandler følgende personoplysninger:
1. Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, mailadresse,medlemsstatus, kontingenttype og betalingshistorik samt evt. deltagelse i klubaktiviteter som f.eks. surfskole eller frivillige tillidsposter i surfklubben.
2. Medlemsoplysninger om medlemmer, der har virke som frivillige instruktører og/eller hjælpeinstruktører eller efter bestyrelsens skøn har aktiviteter i klubregi med unge under 15 år:
- Udover almindelige medlemsoplysinger jf. pkt. 1, cpr-nummer og oplysninger om strafbare forhold jf. børneattestloven.
Ved indmeldelse i Surfklubben skal medlemsoplysninger jf. pkt. 1 oplyses til kassereren og på anmodning fra formanden kan Surfklubben anmode om samtykke til at indhente personoplysninger fra offentlig myndighed jf. pkt. 2.
Ved deltagelse i Surfklubbens arrangementer og aktiviteter tages der lejlighedsvis billeder og videoer til brug på Surfklubbens hjemmeside og sociale medier.
Af hensyn til medlemmernes sikkerhed og forebyggelse af kriminalitet er Surfklubbens lokaler og udendørsareal videoovervåget.
Formål med behandling af dine personoplysninger
Surfklubben behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når der er en lovlig grund (hjemmel).
Legitime formål med at behandle personoplysninger om Surfklubbens medlemmer og frivillige er:
- At kunne udføre Surfklubbens formål og aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem.
- At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev.
- At opfylde myndigheders krav og gældende lovgivning, herunder krav i serviceloven som f.eks. indhentelse af børneattest.
- At håndtere dine medlemsrettigheder i henhold til Surfklubbens vedtægter.
- At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af Surfklubben, herunder betale kontingent mv.
- At kunne vise situationsbilleder fra aktiviteter eller arrangementer i Surfklubben eller relateret tilSurfklubbens formål.
- Mistanke om aktivitet, der uoverensstemmelse med Surfklubbens vedtægter, ordensreglement eller gældende lovgivning.
Samtykke
Når Surfklubben behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Surfklubben indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis Surfklubben indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give bestyrelsen besked om det.
Når Surfklubben indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretages en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter Surfklubben samtykke fra en forælder.
Videregivelse af dine personoplysninger
Surfklubben videregiver ikke oplysninger om dig til tredje part udover hvad der kræves fra offentlig myndighed eller relevante samarbejdspartnere i forbindelse med legitime formål som f.eks. opkrævning af kontingent eller distribution af nyhedsbrev.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Surfklubben har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om Surfklubben behandler dine personoplysninger som medlem af Surfklubben eller som frivillig:
- Medlemmer: Oplysninger slettes om dig, 6 måneder efter at dit medlemskab, er ophørt.
- Frivillige: Oplysninger om dig, 48 måneder efter at dit frivillige arbejde ophører.
Surfklubben opbevarer oplysninger på såvel medlemmer, frivillige og brugere i anonymiseret form til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi eller det kræves af offentlig myndighed eller gældende lovgivning.
Surfklubben opbevarer derudover regnskabsmæssige bilag og data, der kan indeholde personoplysninger, i 5 år jf. bogføringsloven.
Videoovervågning af klubbens arealer opbevares i maksimum 30 dage, hvorefter det automatisk slettes.
Dine rettigheder
Når Surfklubben behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:
- Du har ret til at blive oplyst om, at Surfklubben behandler oplysninger om dig (denne privatlivspolitik).
- Du har ret til at få indsigt i de oplysninger Surfklubben behandler om dig (indsigtsret).
- Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse).
- Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt).
- Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring.
- Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at Surfklubben skal udlevere dine oplysninger i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet).
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til email: bestyrelsen@aass.dk
Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger Surfklubbens bestyrelse, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger.
